Faire le pas de déléguer : les obstacles et comment les surmonter

Lorsqu'on lance son activité, on a tendance à tout vouloir faire soi-même pour des raisons économiques ou pour garder un contrôle total sur son activité. Mais très vite, la réalité vous rattrape : les tâches administratives et financières, la gestion des appels téléphoniques, les prises de rendez-vous,…prennent de plus en plus de temps et vous éloignent de votre coeur de métier.

Se libérer des freins à la délégation

Vous vous reconnaissez dans cette situation ? Il est peut-être temps de faire le pas de déléguer.

Déléguer des tâches administratives et financières est une solution évidente pour alléger votre charge de travail et gagner du temps afin de vous concentrer sur votre core business. Mais cela peut s'avérer difficile car de nombreuses craintes et questions surgissent : Comment trouver la bonne personne ? Comment lui faire confiance ? Comment éviter les erreurs coûteuses ?

Dans cet article, nous vous proposons des pistes pour faire le pas de déléguer le plus sereinement possible afin que vous puissiez vous concentrer sur ce qui compte vraiment : développer votre entreprise.

La peur de perdre le contrôle

La peur de perdre le contrôle, par exemple, peut être un frein majeur. L'entrepreneur a souvent créé son entreprise en prenant en charge l'ensemble des tâches. Il est donc difficile de les confier à une personne extérieure. Pour surmonter cette crainte, il peut être utile de mettre en place un processus de suivi : un mail récapitulatif ou un appel en fin de journée, une réunion hebdomadaire, un outil de planification de tâches,...afin de visualiser le travail réalisé. Plusieurs outils, à l'heure actuelle, permettent de travailler en équipe et suivre l'avancement des tâches confiées.

Accorder sa confiance

La difficulté à accorder sa confiance à une personne extérieure est également un obstacle fréquent. Pour pallier à cette difficulté, il est conseillé de déléguer les tâches progressivement, en commençant par les moins critiques. Cela vous permettra de mettre en place votre processus et apprendre à fonctionner en équipe. 

Trouver le profil idéal

Trouver des personnes compétentes peut aussi paraître laborieux. L'entrepreneur doit en effet s'assurer de la fiabilité et des compétences de son/sa futur.e assistant.e. Pour cela, il est utile, en amont d'un recrutement, de prendre le temps de se demander quels sont vos besoins et ceux de votre entreprise. Mettez sur papier les tâches à effectuer et les compétences (soft skills, hard skills) qui vous paraissent nécessaires pour que la collaboration soit un succès.

Le temps consacré à la formation

L'étape précédente vous fera réaliser qu'il est inévitable de former votre futur.e collaborateur/trice à la manière dont fonctionne votre entreprise, aux processus que vous avez éventuellement déjà mis en place, aux tâches, aux outils utilisés. Ne soyez pas effrayé.e par le temps nécessaire à la formation ! Vous le récupérerez très vite une fois la personne autonome. 

Identifier les tâches à déléguer

Ne pas savoir quelles tâches déléguer est également un obstacle courant ! L'entrepreneur, tellement impliqué dans son entreprise, a souvent du mal à identifier ce qui pourrait être confié à une personne extérieure. Une piste pour vous aider à cette étape est de faire réaliser un audit. Cela vous permettra d'avoir une analyse précise des tâches administratives et financières qui peuvent être déléguées et du temps qui sera nécessaire à votre assitant.e pour les réaliser. Un audit permet également de déceler d'autres pistes d'amélioration comme la mise en place de processus et outils qui vous feront gagner du temps.

Le manque de budget

Enfin, le manque de budget peut représenter un frein important pour l'embauche. Toutefois, une fois que les tâches ont été identifiées et le temps nécessaire pour les accomplir estimé, il est possible de recourir à des solutions telles que le recrutement ponctuel d'un freelance ou d'une entreprise spécialisée pour une à plusieurs journée(s) par semaine. Si votre entreprise se développe, vous pourrez facilement augmenter les heures en fonction de vos besoins.

Faites-vous accompagner dans cette étape cruciale pour le développement de votre entreprise

Déléguer les tâches administratives et financières peut être un véritable levier pour booster la productivité de votre entreprise. En confiant ces tâches chronophages à une personne compétente et formée à ces métiers, vous libérez du temps pour vous concentrer sur votre propre cœur de métier.

Burogest peut vous aider à franchir cette étape en toute sérénité grâce à son équipe d'assistantes. Avec leur expérience en gestion administrative et financière dans plusieurs entreprises, elles sont en mesure de répondre à vos besoins spécifiques.