Une rentrée organisée #1 : nettoyer et structurer sa boîte mail pour un gain de temps

Les entrepreneurs sont souvent submergés par une avalanche de courriels quotidiens. Entre les demandes des clients, les spams, les réunions à planifier et autres tâches administratives, on peut vite se sentir submergé par une boîte de réception encombrée. Cette tâche chronophage peut rapidement impacter votre productivité et devenir une source de stress.

En adoptant quelques astuces simples, vous pouvez structurer votre boîte mail et par la même occasion, vous libérer du temps pour vous concentrer sur des tâches plus importantes. Mais par où commencer ? Suivez le guide ! Voici des étapes concrètes et directement applicables pour vous aider à maintenir votre boîte mail organisée.

Étape 1 : nettoyer sa boite mail pour repartir sur de bonnes bases

Avant de mettre en place les bonnes pratiques de gestion au jour le jour, il faut déblayer pour y voir plus claire.

• Désabonnez-vous des newsletters inutiles: les newsletters et les e-mails promotionnels peuvent rapidement surcharger votre boîte de réception. Prenez le temps de vous désabonner des newsletters auxquelles vous ne vous intéressez plus ou qui ne vous sont plus utiles.
  
  
  • Astuce : établissez éventuellement une liste des entreprises / organisations dont vous souhaitez rester informé.e de l’actualité. Lorsque vous aurez du temps à y consacrer, vous irez par vous-même consulter leur blog, leurs réseaux, leurs offres, ...sans que cela encombre votre boite de réception !
    
    
• Pour nettoyer votre boite mail, aidez-vous des filtres. Ceux-ci vous permettent de faire des recherches dans votre boite de réception sur base de critères prédéfinis, tels qu’un mot-clé, un expéditeur,…une fois les messages filtrés et triés, vous pouvez choisir de les supprimer, de les classer,…

Étape 2 : mettre en place les bonnes pratiques de gestion au quotidien

• Établissez votre propre process de gestion des e-mails : planifiez des plages horaires dédiées chaque jour pour traiter vos e-mails. Cela vous obligera à y accorder un temps limité, 2 à 3 fois par jour par exemple.
  

  Durant ce créneau, faites un premier tri : répondre directement aux messages urgents, classer ou supprimer ceux qui ne nécessitent pas un suivi, transférer ceux qui peuvent être gérés par une autre personne,… Vous avez des messages auxquels vous ne devez pas répondre tout de suite ? Dans ce cas, créez un dossier « fin de journée » ou « fin de semaine » pour les classer. Vous y reviendrez lors de votre prochaine plage horaire dédiée.

• Créez des libellés ou des dossiers pour classer vos e-mails. Le classement est la clé pour maintenir une boite e-mail propre. Créez des catégories pertinentes pour votre activité : clients, projets en cours, factures, etc. Cela vous permettra de localiser rapidement les e-mails dont vous avez besoin et de garder votre boîte de réception bien organisée.
  
  
• Rédigez et rassemblez dans un document des « e-mails types ». Vous recevez régulièrement des questions semblables ? Créez des mails types à personnaliser selon les situations. Gain de temps assuré !
  
  
• Rédigez le process de la gestion de votre boite mail et son organisation : nommer vos catégories et le type d’e-mails qui doivent s’y trouver, décrivez les types de courriels qui sont urgents, quels sont ceux à transférer (et à qui ?) ?

Ce mémo vous permettra, lorsque vous vous sentirez submergé.e, de refaire le point sur votre organisation. De plus, il pourra, quand vous estimerez que la gestion de votre boite mail est beaucoup trop chronophage, vous permettre de déléguer cette tâche à une autre personne. Elle aura accès à toutes les consignes !

Étape 3 : et si vous déléguiez la gestion de vos e-mails ?

Une boîte de réception encombrée est parfois le résultat d'une surcharge de travail. Dans ce cas, trier votre boite mail pour la rendre plus simple d’utilisation ne suffira sans doute pas. Avez-vous pensé à déléguer ? Que ce soit à un membre de votre équipe ou, si les ressources vous manquent en interne, à une personne externe, cela vous permettra de réduire la charge de travail liée à votre boîte de réception et de vous concentrer sur les tâches les plus importantes pour faire prospérer votre entreprise.

Le récap’ :

✅ "Cleaner" votre boite mail pour repartir sur de bonnes bases

✅ Établir une routine de gestion des e-mails

✅ Créer des dossiers ou libellés pertinents pour les classer

✅ Préparer des "e-mails types" à personnaliser

✅ Si nécessaire, déléguer !

Reprenez le contrôle de votre boîte de réception dès maintenant et profitez des bienfaits d'une boîte e-mail propre et gérée efficacement !