Pourquoi digitaliser mon entreprise ?

La transformation digitale est un enjeu important et complexe pour les entreprises.

Il s’agit de remettre en cause les processus-métiers et, parfois, les modèles économiques de l’entreprise.

La digitalisation permet à l’entreprise d’être agile dans la gestion et l’évolution de ses métiers. En maîtrisant la remontée des éléments constitutifs de sa chaîne de valeur par exemple, en permettant une analyse temps réel de son activité, etc.

Ce terme est connu de tous chez Burogest car il fait partie de notre quotidien depuis plus d’un an !

Pour assurer la croissance de l’entreprise, par la digitalisation, Burogest a lancé le projet « ERP »

Un ERP ? Qésako ?

Le terme anglais ERP signifie « Enterprise Resource Planning ». Traduit en français, il signifie système de gestion intégré d’entreprise. Ce type d’outil ou logiciel est généralement composé d’une série de modules fonctionnels (gestion commerciale, gestion financière, gestion de stock, gestion de la production, gestion des ressources humaines, etc.) reliés à une base de données centralisée.

L’ERP permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise. Il est synonyme de performance, d’optimisation des coûts et des ressources. Il représente la colonne vertébrale de l’entreprise.

Pas mal d’avantages comme : un large choix de modules standards bien adaptés au fonctionnement de l’entreprise (très peu de développements à réaliser), la souplesse d’être hébergé en cloud ou sur l’infrastructure de l’entreprise, des interfaces simples et intuitifs et last but not least, son business model « Open Source », qui permet de se doter d’une solution évolutive (grâce à une large communauté de développeurs) à un prix très attractif.

Le projet de digitalisation de Burogest

Nous avons débuté le projet par la mise en ligne du tout nouveau webshop pour notre takeaway. Grâce au webshop, tout le monde (travailleur du Namur Office Park ou non) peut commander sandwich, salade, wrap, soupe et même un repas « à réchauffer » pour le midi ou le soir. Toute commande passée avant 9h30 sera prête pour midi !

Après ce premier module, ont suivi les modules CRM et facturation qui ont été implémentés en septembre dernier. Les processus de vente sont maintenant monitorés et centralisés ; la facturation automatisée !

Feedback après 6 mois d’utilisation de 2 Key Users : Interview de Céline et Emilie.

Les + : « Nous avons gagné pas mal de temps, c’est indéniable » partage Céline, Responsable de la gestion financière. « Grâce à l’automatisation de la facturation de nos contrats mensuels, la facturation de cette activité se résume presque à 1 clic ! L’utilisation de templates, la gestion centralisée de nos articles nous facilitent également beaucoup le travail. Nous avons pratiquement gagné l’équivalent d’un mi- temps. Nous avions un peu peur des impacts de l’automatisation sur l’organisation du travail et les ressources humaines mais finalement, cela nous permet de nous concentrer sur des tâches délaissées jusque là et cela a même permis à une personne de réorienter sa carrière ».

« Nous avons également fait pas mal d’économies grâce à la facturation électronique. Economie de temps et d’argent ! » explique Emilie active également au sein du service comptabilité. « Nous sommes devenues responsables de l’encodage de nos feuilles de temps pour toutes les prestations faites pour nos clients. Cela évite du double encodage ; nous veillons à encoder au fur et à mesure, cela nous permet d’être prête pour la facturation ! C’est aussi moins de stress et de temps perdu à rechercher l’information. Chacune est responsable de ses projets et tout est prêt fin de mois. »

Les – : « Il y en a, bien évidemment ! » poursuit Céline qui nous partage ses remarques et les dernières améliorations prévues. « Au fur et à mesure de l’utilisation, on se rend compte de certaines limites ou cas de figures que nous n’avions pas prévus. Ce n’est rien de grave et ces petits problèmes sont résolus assez vite par notre partenaire Odoo. Ce ne sont en général que de petits coups de tournevis à régler ».

Vous pensez à digitaliser votre entreprise ? Voici quelques conseils, partage d’expérience en vrac :

• Votre partenaire sera un élément clé de la réussite de votre projet. Choisissez votre partenaire avec le plus grand soin. Validez qu’il partage vos valeurs. L’implémentation d’un ERP est un choix stratégique pour votre entreprise. Vous allez y insérer toutes vos données, vous allez mettre à plat les processus de fonctionnement de votre entreprise. Il est impératif que vous ayez une totale confiance en votre partenaire.
• Il existe 2 types de partenaires : celui qui est libre de toute solution et celui qui est intégrateur d’une ou plusieurs solutions du marché. Si vous n’avez aucune idée de la solution souhaitée, préférez, peut-être, vous faire accompagner par un partenaire qui pourra vous aider à réaliser l’analyse fonctionnelle de vos processus. Il pourra alors analyser quelques solutions du marché et vous conseiller sur celles-ci.
• Ne sous-estimez pas le temps que vous allez devoir consacrer ! L’implémentation d’un ERP est une étape plus ou moins lourde en fonction du périmètre fonctionnel et de la taille de votre entreprise. Il vous faudra réserver du temps dans votre agenda pour que ce projet soit un succès MAIS sachez que vous n’êtes pas seul ! Il y a des solutions ! Par exemple, Burogest peut être un partenaire opérationnel dans votre projet de digitalisation. En effet, notre équipe d’assistantes administratives et financières peut vous décharger de pas mal de tâches d’encodage, de préparation de fichiers d’import ou encore dans la conception de tuto pour vos utilisateurs. Pensez-y !
• Enfin, si votre entreprise est domiciliée en Wallonie, pensez aux Chèques Entreprises, dispositif de la Région Wallonne pour aider les PME dans votre transformation numérique.