Service de télésecrétariat ponctuel : une permanence téléphonique sans engagement à long terme

Bon nombre de professionnels souhaitent avoir recours à un service de permanence téléphonique de façon continuelle durant toute l’année ou à certains moments de la journée, pendant la pause de midi, au-delà des heures de permanence de leurs secrétaires.  

Dans d’autres cas, certains professionnels ont des demandes plus spécifiques et ponctuelles de permanence téléphonique :

• Pendant leurs vacances
• Durant un congé de maternité ou de paternité
• Lors de leur déplacement ou réunion,…

Dans ces cas plus particuliers, il est rare qu’ils engagent un étudiant ou un intérimaire afin de réceptionner leurs appels

Les secrétaires qualifiées de Burogest peuvent vous apporter une solution à moindre coût. Vos appels seront gérés en temps réel, garantissant la qualité de l’accueil de vos clients ou patients.. Votre ligne téléphonique peut être déviée uniquement pendant la période souhaitée, sans signature de contrat à long terme et sans perdre du temps à recruter et former un remplaçant. Un gain en temps et en énergie.

Télésecrétariat à court terme : quels services téléphoniques sont mis en place ?

Bien souvent, les professionnels souhaitent assurer une continuité dans la prise de leur rendez-vous ou la communication avec les clients ou patients, malgré la fermeture de leurs  bureaux ou leur absence. Ces permanences téléphoniques de courte durée permettent de bénéficier d’un suivi

• Déviation de votre ligne téléphonique sur le court terme. Que ce soit pour une heure, un  jour, une semaine ou plus, vos appels seront déviés vers notre secrétariat le temps de votre absence.

• Un accueil personnalisé au nom de votre entreprise ou cabinet médical.  Il est plus agréable d’entendre une voix plutôt qu’un répondeur. Le service de télésecrétariat se charge donc de répondre au nom de votre entreprise ou de votre cabinet médical.

• Prise des messages et de rendez-vous médicaux. Afin d’assurer un suivi clair et précis des appels téléphoniques reçus, les secrétaires se chargent de notifier vos messages. Dans le cadre d’une permanence téléphonique ponctuelle pour profession médicale, il est possible de prévoir la prise de rendez-vous dans les agendas des médecins, kinésithérapeutes, dentistes et autres.

Les avantages d’un service de permanences téléphoniques ponctuelles pour les professionnels

Un tel service de télésecrétariat à distance offre bien évidemment une foule d’avantages aux professionnels. En voici un aperçu non-exhaustif :

Vous profitez pleinement de vos congés et vacances

L’ensemble des appels, que ce soit depuis votre téléphone portable ou votre ligne fixe de bureau, sont déviés vers un service professionnel de secrétariat. Vous êtes assuré d’un suivi de qualité auprès de vos clients.

Les secrétaires sont des professionnelles spécialisées

Evitez la perte de temps en recrutement et formation d’un(e) étudiant(e) ou intérimaire. Optez pour un service où les secrétaires sont qualifiées et formées  à la prise d’appel, réponse aux clients, prise de rendez-vous, et organisation du suivi.

Un prix attractif, sans contrat à long terme

Vous ne devez signer aucun contrat à long terme. Vous ne signer que pour un service adapté à la durée de votre absence. Vous ne payez donc qu’une redevance téléphonique et la consommation concrète de vos appels. Vous bénéficierez d’ailleurs d’une traçabilité et d’une transparence quant à la consommation réelle de vos appels.

Une confidentialité de vos données professionnelles est assurée

La confiance est un point primordial qui doit être assuré lorsqu’on souhaite dévier ses appels vers un tiers. Dès lors, vérifiez que le service de télésecrétariat assure une confidentialité quant  à vos données clients ou dossiers médicaux.

Un canevas d’action établi dès le départ en votre compagnie

Comment répondre aux clients lors de leur appel ? Quelles informations donner ? Que dire aux patients souhaitant un rendez-vous ? Autant de question qui seront mises à jour avant la déviation de votre ligne téléphonique. Ce canevas d’action sera réalisé selon vos consignes et directives.

Une fois le service de permanence d'appels terminé, un suivi complet est opéré

Bien entendu, il est important que les informations récoltées durant la déviation des appels vous soient correctement retransmises. A ce titre, différents supports peuvent être utilisés :

• Des agendas ou carnet papiers.  Les secrétaires professionnelles peuvent noter les messages pris sur un carnet et éventuellement noter des rendez-vous directement au sein de votre agenda papier (pas des agendas en ligne comme Outlook ou autre,…)
• Des prises de rendez-vous selon vos plages d’agenda libres. Avant votre départ, vous pouvez également imprimer ou scanner votre planning ou listing avec les plages libres de votre agenda. Les secrétaires se chargeront alors de placer les rendez-vous de façon optimale au sein de vos créneaux horaires libres.
• Un logiciel pour assurer le suivi des messages. Il est également possible de travailler avec un logiciel auquel vous aurez également accès. Les messages à vous transmettre y seront directement insérés pour qu’à votre retour, vous puissiez les relever.

Vous souhaitez partir en vacances de façon sereine ? Profitez du service de télésecrétariat ponctuel !

Burogest est à votre service pour assurez la prise des appels de votre entreprise. Contactez-nous pour en savoir plus sur ce service de télésecrétariat ponctuel. Nos équipes sont à votre service !