Télésecrétariat à distance : une solution pour éviter de perdre de potentiels clients

On le sait, la vie professionnelle n’est pas de tout repos. Et malheureusement, il n’est pas toujours possible pour un entrepreneur, un indépendant ou même une société d’être disponible pour répondre aux appels de ses clients ou futurs clients.

Or, dans de nombreux cas, ne pas réponde à l’appel c’est prendre le risque de perdre un client. En effet, une personne qui ne vous connait pas et qui essaye de vous joindre pour la première fois, s’il n’est pas pris en charge ou a le répondeur, ne vous recontactera peut-être plus. Pour éviter de passer à côté d’opportunités, un service de télésecrétariat à distance peut être très utile. En effet, selon les besoins et souhaits des professionnels, leurs lignes téléphoniques peuvent-être déviées vers un service de secrétariat à distance, de 7h30 à 19h du lundi au vendredi.

Permanences téléphoniques pour les indépendants et PME : mode d’emploi

Le principe de déviation des appels téléphoniques est assez simple. Selon vos besoins, l’ensemble des appels via votre ligne professionnelle sera dévié vers  le service de secrétariat professionnel :

• Une réponse personnalisée au nom de l’entreprise. Bien souvent, lorsque les appels restent sans réponse, soit le prospect raccroche, ou ne laisse pas de message sur le répondeur. Grâce à la déviation d’appels, non seulement le prospect est pris en charge, mais les secrétaires professionnelles répondent  au nom de la PME, du cabinet médical ou de l’artisan.
• Des scénarios de réponse établis à l’avance. Les secrétaires professionnelles répondront selon vos consignes et directives. Que ce soit pour prendre un rendez-vous, transmettre un message ou simplement informer le client, ce sont des données précises et claires qui seront transmises.
• Une déviation des appels selon vos besoins. Dévier vos appels vers le service de secrétariat peut se faire de deux manières. Soit la permanence téléphonique est ponctuelle,  permet de dévier les appels lorsque la PME ou l’indépendant est en période de congés. Soit les déviations des appels peuvent se faire de façon régulière. Par exemple, transférer les appels tous les jours sur le temps de midi ou pour relayer votre secrétaire qui travaille à mi-temps. Ce service de télésecrétariat peut également être mis en place uniquement pour quelques heures par semaine.
• Un tarif avantageux de permanence téléphonique. Bien moins coûteux que d’embaucher un intérim ou de former une secrétaire, le service de permanence téléphonique offre un tarif avantageux. Outre une redevance fixe, vous ne payez que pour les appels qui sont traités.

Dans quel cas opter pour un service de télésecrétariat à distance ?

Il existe différents scénarios pour lesquels la mise en place d’un service de permanence téléphonique pour entreprises et médecins peut être très utile, afin d’éviter la perte de contact. Lisez plutôt !

Déviez vos appels durant vos rendez-vous ou lors de vos présences sur chantiers

Certains artisans ou indépendants, durant leurs heures de travail, sont sur chantier, dans leur atelier ou en rendez-vous commercial. Il est alors difficile de répondre aux appels. Parfois, certains professionnels (menuisiers, couvreurs,…) n’entendent pas la sonnerie du téléphone. Dans ces différents cas, il est intéressant d’opter pour une déviation de ses appels.

Pour les médecins, le service de permanence téléphonique est idéal durant leurs consultations

Un service de permanence téléphonique pour les médecins et professions paramédicales comporte de nombreux avantages. Non seulement il offre une certaine tranquillité au praticien durant ses heures de consultations. Mais le service peut s’adapter et être mis en place seulement pour quelques heures, ou lors de déplacements à domicile mais aussi lorsque la secrétaire médicale n’est pas présente au cabinet.

Opter pour un télésecrétariat au-delà de vos heures d’ouverture

Parfois, certaines PME ou boutiques spécialisées dans le B2C ont des heures d’ouverture traditionnelles (exemple de 8h à 17h). Mais les consommateurs n’ont pas spécialement le temps, durant la journée, d’appeler dans ce créneau horaire. Dès lors, pour ces professionnels, les permanences téléphoniques permettent de dévier les appels au-delà des heures d’ouverture, service accessible de 7h30 à 19h. De cette manière, il n’y a aucun risque de perte de contact en dehors des heures de bureau.

Burogest vous propose un service de télésecrétariat à distance de haute qualité

Il est important de bien choisir son service de permanence téléphonique, afin que celui-ci soit professionnel et qualitatif. A ce titre, Burogest vous propose un télésecrétariat à distance de qualité. Les secrétaires sont des professionnelles, qui peuvent répondre en français, anglais et néerlandais et assurent un suivi précis des messages et des rendez-vous. Contactez Burogest pour en savoir plus sur le service de télésecrétariat. Nous nous ferons un plaisir de vous renseigner et de vous conseiller !