Une rentrée organisée #3 : organisez vos fichiers dans l’explorateur de fichiers

Votre « Explorateur de fichiers » ou « Poste de travail » est rempli de dizaines ou centaines de fichiers non classés et vous ne savez pas comment y mettre de l’ordre ? Cet outil, utilisé chaque jour dans notre vie professionnelle est très important à structurer. Bien organisé, il vous fera gagner un temps précieux !

Mais par où commencer pour mettre en place un système de classement efficace ? Voici quelques étapes à suivre pour enfin profiter d'un gestionnaire de documents organisé et d’un gain de temps non négligeable dans votre quotidien.

Étape 1 : déterminez les thématiques principales pour vos fichiers

Définissez un thème pour chaque fichier non classé. Ces thèmes doivent être assez généraux (administratif, marketing, clients,...), ils constitueront vos « dossiers racines » qui pourront ensuite être subdivisés par des dossiers, sous-dossiers si nécessaire (voir étape 2). N'hésitez pas à faire ce travail sur papier dans un premier temps pour structurer vos idées. 

Profitez-en pour supprimer les fichiers inutiles et constituer un dossier "Archives" pour ceux que vous n'utilisez plus mais que vous préférez conserver.

Étape 2 : créez vos dossiers et sous-dossiers

Vous avez une grande quantité de fichiers dans vos dossiers racines ? Regroupez les fichiers qui peuvent l'être dans une sous-thématique plus précise. C'est fait ? Vous venez de créer un sous-dossier ! Par exemple, si vous créez un dossier principal nommé « Evénements », vous pouvez créer plusieurs sous-dossiers avec le nom de chaque événement. Cela amènera une clarté visuelle.

Étape 3 : classez vos fichiers dans les dossiers adéquats

Dans un premier temps, glissez tous vos fichiers d’un même thème vers le dossier racine attribué. Ensuite, répartissez-les dans les sous-dossiers adéquats.

Étape 4 : nommez vos dossiers et fichiers pour définir un ordre précis

Par défaut, vos fichiers se placent par ordre alphabétique. En fonction des noms que vous déterminez, vous pouvez vous-mêmes attribuer un ordre à vos fichiers. Donnez à vos dossiers et fichiers des noms clairs et descriptifs qui reflètent leur contenu. Évitez les acronymes ou les abréviations ambiguës. Pour apprendre à bien nommer vos documents, voici 5 conseils de base à mettre en pratique.

Étape 5 : gérez vos documents au quotidien

Comme pour la gestion de votre boite mails, une bonne organisation demande des petites actions au quotidien. Veillez à placer vos nouveaux fichiers dans les dossiers adéquats en les enregistrant directement dans le bon emplacement. Pensez à vider régulièrement votre dossier "Téléchargements" en supprimant les documents intules, en classant les autres avant de vous sentir submergé.e !

Maintenir son Poste de travail structuré demande quelques minutes au quotidien pour de nombreux avantages : simplifier vos recherches, gagner du temps, faciliter la collaboration en équipe, économiser votre espace de stockage,...ce qui a des répercussions positives sur votre organisation personnelle et votre productivité.

Le récap’

✅ Triez vos fichiers en les regroupant par thème

✅ Supprimez vos fichiers inutiles

✅ Créez vos dossiers et, si nécessaire, vos sous-dossiers

✅ Classez vos fichiers dans les dossiers adéquats

✅ Éventuellement, adaptez vos noms de fichiers

✅ Maintenez l’ordre dans vos dossiers au jour le jour