Les clés pour bien choisir sa salle de séminaire Comment préparer la location, pour quelle disposition de mobilier opter, quels services annexes ?

Qu’il soit organisé pour 4 ou 200 personnes, la préparation d’un séminaire ou congrès débute forcément par la question de savoir où louer une salle de séminaire. On choisira de préférence un centre de congrès proche des grands axes, sans être intégré dans un tissu urbain trop dense, de sorte que les participants puissent facilement y accéder. La location de la salle de séminaire… et tout le reste !

Un autre critère particulièrement important lorsque vous louez une salle de réunion ou de séminaire est de vérifier quels services sont inclus dans le prix. Un loueur professionnel d’espace de séminaire vous proposera d’office :

• L’installation complète du mobilier : tout est prêt à votre arrivée ;
• Un parking à la fois aisé et gratuit ;
• L’accès à un matériel de projection / diffusion de pointe ;
• La fourniture de matériel d’écriture (feuillets, stylos à billes,…) ;
• La fourniture d’eau à table tout au long du séminaire.

D’autres services peuvent être ajoutés. On pense surtout à l’aspect "catering" qui rendra votre séminaire plus agréable encore. Burogest propose par exemple la pause-café et/ou rafraichissante, les cocktails de fin de séminaire, ou encore des formules repas à la carte, depuis le simple sandwich jusqu’au menu complet trois services.

Exigez un arsenal technique audio et vidéo de dernière génération

Aujourd’hui, la gestion et l’animation d’un séminaire ou d’une conférence est facilitée par des moyens techniques de diffusion d’images et de son confortables et ergonomiques. A l’image de Burogest qui propose des espaces de séminaires avec diffusion de contenu sur deux ou trois écrans, veillez à ce que votre location soit dotée de ce service de base. Auquel cas, on ne peut alors plus parler de salle de séminaire à la pointe.

Disposition de séminaire en « U », façon « écoliers » ou en théâtre : à vous de choisir

Bien préparer son séminaire, c’est aussi opter pour la disposition de la salle qui conviendra parfaitement à votre concept. Voici de quoi orienter votre choix :

• Disposition en théâtre : cette disposition de simples rangs de chaises est parfaite dans le cadre de conférences;

• Présentation de tables en forme de "U" : parfaite pour un séminaire en petit comité (exemple : 20 personnes), cette configuration favorise les échanges;

• Configuration de tables en plusieurs îlots. Cette façon d’organiser la salle permet, par exemple, de travailler en "commissions" lors du séminaire.

• Disposition en "bancs d’école": cet agencement permet de suivre un séminaire de type long ou une conférence tout en conservant une dimension "théâtre" mais avec l’apport de tables. Ceci permet de prendre des notes dans des conditions de confort optimales.

Un conseil, une demande de tarif de location de séminaires ? Pensez "Burogest" !

Dans tous les cas, votre business center Burogest à Namur (Loyers)  répondra à toutes vos attentes grâce à sa situation idéale à proximité de l’axe E411 Bruxelles-Namur et à la disponibilité de son personnel. Les salles de séminaires de Burogest (capacités : de 2 à 200 personnes) sont accessible le jour, le soir, ainsi que les week-ends et jours fériés à votre meilleure convenance.

Besoin d’un renseignement, demander un devis de location de salle ? Contactez-nous sans tarder !