Aide administrative et financière pour PME, TPE et indépendants : une solution dans la gestion de votre activité professionnelle

Une activité professionnelle demande une gestion très importante, tant au niveau des dossiers clients que des factures ou devis à encoder, etc. En tant qu’indépendant, TPE ou PME, il n’est pas facile de trouver le temps nécessaire à la gestion des tâches administratives d’une entreprise. Et dans certains cas, le budget pour l’engagement d’une secrétaire n’est pas possible.  

Or, pour qu’une entreprise  soit en bonne santé, il est important que la gestion administrative et financière soit correctement prise en charge. A ce titre, un service de support administratif et/ou financier peut s’avérer être une solution des plus judicieuses.

Travaux de secrétariat commercial : une gestion administrative de la société

Les secrétaires professionnelles pourront intervenir directement dans la société ou réaliser un service de secrétariat à distance. Les prestations en secrétariat commercial et technique effectuées sont diverses et couvrent un large aspect de la gestion administrative d’une société :

Classement et archivages de dossiers

L’aspect administratif d’une société, c’est aussi  faire face à de multiples dossiers et documents à ordonner. La secrétaire pourra donc classer, archiver et trier différents documents (factures, devis, scans, contrats,…)

Travaux de dactylographie et rédaction de rapports

Le service de secrétariat commercial comprend également un large aspect rédactionnel. La secrétaire se chargera de rédiger des rapports, factures, devis, comptes-rendus de réunions,… et ce, sur tous supports (oral, avec enregistreur fichier son,…). La création ou la modification de documents power-point est également envisageable. Attention cependant, les secrétaires ne sont pas habilitées  à prester  des  tâches d'assistance financière !

Encodage et mise à jour de fichiers de données clients

Un fichier client complet  et mis à jour est important lors de la relance de facture ou lors de simples contacts commerciaux. L’encodage  de nouvelles données clients peut être délégué à la secrétaire.

Gestion des événements de l’entreprise

Une réunion en extérieur est prévue ? Une formation va être suivie par des employés ? Un rendez-vous extérieur à confirmer ? La secrétaire se charge également de gérer le suivi des événements de l’entreprise. Il s’agit donc de tâches plus organisationnelles. La relance d’e-mails ou le suivi d’inscriptions est également une prestation réalisée par la secrétaire.

Dans quels cas faire appel au service de secrétariat commercial ?

Les travaux de secrétariat sont disponibles pour différentes entreprises et professions. Cette  aide qualitative en gestion administrative et commerciale convient idéalement pour :

• Des indépendants ou petites entreprises du domaine de la construction et de la rénovation. Les professionnels du bâtiment sont bien souvent sur chantier et n’ont pas toujours le temps de gérer la rédaction et l’encodage des devis et facturations, la relance de certains clients et le tri des dossiers de chaque chantier. Et dans certains cas, ils ne disposent pas d’un budget assez conséquent pour l’engagement  d’une secrétaire

• Pour des avocats et notaires. Le secrétariat plus technique peut aider les avocats indépendants ou les cabinets de notaires dans la gestion de leurs nombreux dossiers et tâches administratives.

• Pour des PME et indépendants de tous secteur. Les travaux de secrétariat commercial se veulent pluridisciplinaires. Ainsi, il est également possible de bénéficier d’un secrétariat pour des indépendants du secteur médical ou de l’immobilier par exemple.

Des travaux de secrétariat administratif ponctuels ou plus réguliers

Le service de secrétariat peut s’effectuer de façon ponctuelle. Dans ce cas, les secrétaires seront dépêchées en entreprise durant une période bien définie. Par exemple afin de remplacer la secrétaire absente de l’entreprise ou en fin d’année lors de la clôture de l’année fiscale par exemple. Ou durant une période de travail plus conséquente.

Bien entendu, ce type de prestation est également disponible de façon plus régulière. Il vous sera possible de bénéficier de l’aide d’une secrétaire dans la gestion de votre activité de façon permanente. Tous les jours pendant une heure, quelques heures par semaine ou toutes les fins de mois au moment de la facturation, par exemple.

Les avantages pour les indépendants d’une prestation en secrétariat commercial

Le service de secrétariat commercial offre de nombreux avantages aux indépendants, dans la gestion de leur tâches administratives :

• Une aide qualitative dans la gestion de votre activité professionnelle. Les secrétaires professionnelles sont formées et peuvent donc gérer l’ensemble des travaux de secrétariat. Vous pourrez déléguer ces tâches et vous concentrer sur votre business.
• Un tarif horaire sans engagement sur le long terme. Les prestations des secrétaires sont payées à l’heure. En outre, vous ne signez aucun contrat d’engagement sur le long terme. Vous ne payez donc que les prestations effectivement réalisées.
• Une flexibilité dans les tâches et prestations. Les tâches effectuées dans le cadre d’un secrétariat sont variées. Les secrétaires font donc preuve d’une grande flexibilité dans leur prestation.
• Un secrétariat en entreprise ou à distance. Les secrétaires peuvent se dépêcher sur place, dans votre entreprise. Mais un service de secrétariat commercial à distance est également envisageable, selon vos desideratas

Besoin d’un service de secrétariat commercial de qualité ? Burogest peut vous aider !

Burogest dispose d’une équipe de secrétaires professionnelles et formées de qualité. Celles-ci peuvent intervenir en vos locaux pour toutes les tâches de secrétariat administratif. Contactez-nous pour en savoir plus sur ces prestations. Nous nous ferons un plaisir de vous recontacter dans les plus brefs délais.