Permanence téléphonique externalisée : un service toujours plus sollicité

De nombreux professionnels et entrepreneurs, quel que soit leur secteur d’activité, peuvent ressentir le besoin de recourir à un service de secrétariat téléphonique à Namur de façon ponctuelle ou régulière : pour quelques heures, durant un repas d’affaires, en dehors des horaires de votre secrétariat ou durant vos prestations en milieu hospitaliers,…Une permanence téléphonique peut être mise en place pour votre entreprise ou votre cabinet afin de ne perdre aucun contact avec un client, un fournisseur ou un patient.

Découvrez dans cet article en quoi ce service spécifique est particulièrement utile.

Les avantages de souscrire à une permanence téléphonique externe

Un service de secrétariat téléphonique à distance comporte beaucoup d’avantages, notamment pour les professions médicales :

• Gestion de votre agenda et suivi des rendez-vous assurés : vous devez vous absenter pour un congrès à l’étranger, ou vous prenez quelques jours de congé ? Pas de souci pour le suivi de vos rendez-vous : notre service de secrétariat téléphonique à Namur prend en charge votre agenda durant votre absence. Un SMS de rappel est envoyé au patient deux jours avant son rendez-vous, pour limiter l’absentéisme. Une liste d’attente est tenue à jour, dans le cas où un désistement se présentait, pour assurer dans la mesure du possible des séances de consultation complètes ;
• Accueil personnalisé : vos clients ou patients ne feront pas la distinction entre appeler votre cabinet ou être redirigé vers le télésecrétariat externe : la messagerie d’accueil est personnalisée, et des consignes préalablement transmises sont respectées par l’équipe de secrétaires ;
• Flexibilité d’un service pratique : entrepreneurs et médecins ont la liberté de dévier leur ligne vers le télésecrétariat quand ils le souhaitent dans la journée, durant leurs consultations ou rendez-vous, en cas d’urgence,…Ils reprennent en charge leurs appels quand ils le souhaitent. Autre exemple, la procédure de télésecrétariat peut être assurée durant l’absence pour congés ou maladie de votre secrétaire, et être reconduit selon vos desiderata ;
• Accès aux fonctions de l’agenda partagé : aucun risque de doublon dans votre plage horaire : les options de votre agenda en ligne sont identiques, quel que soit le support sur lequel on se connecte : PC, tablette, smartphone ;
• Horaires étendus : vos appels peuvent être déviés du lundi au vendredi, entre 7h30 et 19 heures, sans interruption ni fermeture. Il est plutôt rare de pouvoir bénéficier d’un service d’assistance téléphonique interne durant 57 heures sur la semaine. Quelle que soit la formule choisie. La facturation de la gestion des appels se fait à l’unité et non au forfait.

Combiner télésecrétariat et secrétariat à distance

Pour le secteur médical et paramédical, l’assistance téléphonique externalisée s’avère également fort utile lorsque vos heures de consultations en cabinet privé sont insuffisantes pour engager une secrétaire ou pour compléter son horaire. Le télésecrétariat n’est pas la seule option s’offrant à vous : il est possible d’y adjoindre les prestations d’une secrétaire à distance, assurant la gestion de votre courrier ou effectuant d’autres tâches administratives pour vous.

Besoin de déléguer vos contacts téléphoniques de façon ponctuelle ou sans engagement à Namur ?

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